KI als virtuelle Assistenz – Mit persönlicher Intelligenz spare ich durch künstliche Intelligenz Zeit und Kraft

Mein Büro-Job beinhaltet es, dass ich sehr viel schreiben muss. Von Protokollen über Qualitymanagement-Handbücher bis hin zu Audit-Berichten – und natürlich gehören auch unendlich viele E-Mails und Briefe zu meinem Alltag. Ebenso muss ich häufig zunächst unbekannte Sachverhalte recherchieren und aufbereiten. 📝

Über die Jahre sind die Anforderungen zudem gestiegen (es müssen weitaus mehr Aufgaben in der vorhandenen Zeit erledigt werden) und die Kraft hat nachgelassen. Da geht die Schere immer weiter auseinander. Wie schön, dass es die Möglichkeit gibt, mittels Sprachsoftware zu diktieren. Dennoch bleiben genügend Aufgaben übrig, bei denen ich die Arme, Hände und Finger benutzen muss und das ist anstrengend. Wie schön, dass es nun recht neu ein unglaublich faszinierendes Tool gibt, das mir die Arbeit maßgeblich erleichtert.

ChatGPT und dessen virtuelle Kolleginnen und Kollegen sind aktuell in aller Munde. Grund genug, auch aus meiner Sicht einmal einen Blick darauf zu werfen, und euch davon zu berichten, inwieweit mir die künstliche Intelligenz bei der dienstlichen Nutzung hilfreich ist und somit Zeit und Kraft spart.

Die kostenlose, webbasierte Software kann über Eingabe einer schriftlichen Anfrage (eines sogenannten Prompts) menschenähnlich kommunizieren. Aber Antworten auf Fragen zu generieren, ist noch lange nicht alles, was sie kann, denn mit der Hilfe der künstlichen Intelligenz können zum Beispiel auch Sachverhalte vereinfacht dargestellt werden, Aufgabenstellungen aus Texten herausgefiltert werden, sie gibt Formulierungshilfen, kann Excel-Tabellen erstellen, Informationen recherchieren und vieles, vieles mehr. Das Anwendungsgebiet ist riesig.

Einen Prompt zu verfassen, das Ergebnis nachzuschleifen und dann in relativ kurzer Zeit ein gutes Ergebnis zu erzielen, geht ganz schön flott. Und damit ist klar, dass ich weniger eigene manuelle Eingaben tätigen muss, um zum Ziel zu kommen. Weniger selbst tippen, weniger diktieren, mich allgemein weniger körperlich anstrengen. Welch großartige Erfindung für uns Menschen mit spinaler Muskelatrophie!

ChatGPT hilft mir erheblich dabei, meine Aufgaben im Job zu erfüllen, da es (er? sie?) schnell und meistens gut funktioniert. Die Büro-Sprache ist klar und prägnant und mittels der künstlichen Intelligenz sind gerade standardisierte Textbausteine ganz wunderbar leicht zu erstellen und hilfreich. Aber auch bei der Formulierung der furchtbar trockenen Handbücher ist diese Software ein echter Segen. Kürzlich musste ich einen Kalender für unser betriebliches Gesundheitsmanagement erstellen und hatte innerhalb einer Minute zwölf absolut brauchbare Texte für die einzelnen Monate.

Natürlich ersetzt ein virtuelles Tool auf keinen Fall den Grips, der gefordert ist, um einen Job richtig auszufüllen. Diesen Zahn muss ich jedem, der nun hofft, dass er sich komplett auf die Software verlassen kann, gleich ziehen.

Bei aller Bequemlichkeit ist ein hohes Maß an kritischem Hinterfragen und Fachkenntnissen notwendig, wenn es darum geht, seinen Beruf mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz auszuüben. Denn nicht selten sind die Ergebnisse, die der virtuelle Assistent ausspuckt, einfach nur Blödsinn. Man kommt also nicht darum herum, mit wachem Verstand auf die Ergebnisse zu gucken. Und dennoch würde ich sagen:

Probiert es einfach mal aus – es macht Spaß, erweitert den Horizont und man kann sich auch für sein Privatleben unendlich viel Wissenswertes aneignen. Und wenn man sich mittels des Prompts „starte einen sokratischen Dialog“ auf ein Schwätzchen zu einem selbst gewählten Thema einlassen möchte, bekommt man einige Anregungen zum Nachdenken und so manche interessante Information.

Disclaimer: Diesen Text habe ich ganz allein geschrieben, ganz ohne Hilfe von ChatGPT. Ja, auch das kann ich noch. 😊